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リモートワークの普及や社内の業務効率化に伴い、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。
経費精算や休暇申請といったさまざまな申請や承認を電子化・システム化することにより、これまでなかなか削ることができなかった時間や労力、人件費などを軽減できます。
ワークフローシステムの概要や、導入するメリット・デメリットについて解説します。

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業務上の手続きや決裁を電子化

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『ワークフロー』とは、仕事（ワーク）と業務の流れ（フロー）を組み合わせた言葉で、仕事（業務）に関する一連の流れもしくは、その流れを図式化したものを意味します。
業務プロセスを段階的に整理し、工程管理を行うために使用されてきたほか、近年では組織内における申請や承認、決裁といった一連の流れを指すようになりました。

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企業の規模が大きかったり、申請条件や上司への承認ルートが煩雑だったりすると、業務上の手続きに時間をとられてしまい、業務の効率を下げてしまいます。
書類の作成から承認や決裁といったプロセスをスムーズに進めるためには、適切なワークフローをつくることが大切です。

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そこで、これまで手作業で行ってきた業務上の手続きや決済業務を電子化し、効率化を図るのがワークフローシステムです。
たとえば紙の申請書や伝票を申請フォームとして電子化することで、PCやモバイル端末上で必要項目の入力も可能となり、時と場所を選ばず、システム上のみで、申請や承認、却下といった手続きが完結できます。
さらに作業フェーズ毎にさまざまな部署とシステム上で連携し、手続きの進捗状況などを可視化することで、紙で運用されてきたワークフロー時と比較すると、探す・調べる・運ぶ・確認するなどのロスタイムを削減することもできるでしょう。

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成功のカギは、自社の業務フロー再確認

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ワークフローシステムの導入は、企業にとって多くのメリットが存在します。
具体的なメリットは、以下の通りです。

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●業務の効率化
ワークフローシステムを導入すれば、それまで紙の書類で行ってきた申請から承認までのフローをシステム上で完結することが可能になります。システム上で手続きが完結すれば、申請する側も承認する側も手間が省け、業務の効率化につながります。

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●柔軟なワークスタイルの実現
ワークフローシステムを導入すれば、それまで出社して行っていた書類の確認作業や承認作業を社外で行うことが可能となります。在宅勤務やテレワークなど、多様なワークスタイルを実現させます。

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●内部統制強化
ワークフローシステムの導入は、内部統制強化の効果も見込めます。たとえば、ワークフローシステムであれば、誰がいつどのような申請を行い、誰が承認したのかといった履歴をデータとして残せます。また、もし書類が改ざんされても履歴として残るため、改ざんの抑制にもつながるでしょう。

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●ペーパーレス化
ワークフローシステムを導入して、書類を電子化すれば、書類の印刷や保管スペースの確保が不要になります。また、電子化によって項目ごとの整理も容易となり、検索性も向上します。

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一方、ワークフローシステムの導入は、メリットばかりではありません。以下のようなデメリットも存在するため、導入する際には注意が必要です。

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●コストがかかる
ワークフローシステムの導入形態には、大きく分けてクラウド版とパッケージ版の2種類があります。また、実装される機能や価格も、そのサービスや製品によりさまざまです。自社に適した機能を持つシステムを選ぶのと同時に、かけられるコストも計算しておきましょう。

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●操作がむずかしく活用されない危険性がある
新しいシステムにすぐ順応できる従業員ばかりではありません。操作がむずかしいと感じてしまい、活用できず、システムが定着しない恐れもあります。従業員のITリテラシーに不安がある場合は、導入研修やフォロー研修を実施したり、マニュアルを見なくても直感的に使いこなせるものを導入するなどの配慮が必要です。

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●既存システムと連携できない場合がある
新たに導入しようとしているワークフローシステムと、既に自社に導入されている会計や、勤怠管理システムとが上手く連携できない場合もあります。まずは、これまで活用していたシステムについて現状の問題点を洗い出すなど、調査分析を行うことが大切です。問題点が見つかれば、新たに導入するワークフローシステムを利用した際に考えられる問題に対して改善策を検討しましょう。

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ワークフローシステムなどの連携システムは、いきなり社内一斉に導入してしまうと、問題が起きた際のリカバリーが困難になってしまいます。
まずは社内の一部からテスト導入・運用し、不具合を調整したうえで徐々に全社に導入する方法が一般的です。
自社の規模や業務形態について再確認し、業務の効率をあげるシステムの導入を目指しましょう。

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※本記事の記載内容は、2023年５月現在の法令・情報等に基づいています。

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参考文献：https://mi-g.jp/mig/article/detail/id/32252?office=Z17DLaHtybU%3D